Facturación electrónica en las estaciones de servicio: una implementación eficiente y necesaria

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura es un documento de tipo comercial que registra la información de venta de un bien o servicio y sirve como prueba física de una operación legal y satisfactoria entre dos partes. Así mismo, la emisión de una factura es útil para respaldar el pago de impuestos por una venta realizada.

La facturación electrónica por su parte tiene el mismo objetivo de la factura ordinaria -emitida en papel- y cuenta con los mismos efectos legales, pero se expide y recibe en formato electrónico. Es decir, este documento será realizado a través de sistemas o soluciones informáticas cumpliendo con las características requeridas tales como: la fecha de expedición, número de recibo, rechazo, conservación, entre otros.

Según un informe de la DIAN, a 2018, se han habilitado 26.272 facturadores electrónicos por medio de 63 proveedores tecnológicos y se han recibido cerca de 52 millones de facturas electrónicas por un valor de 175,7 billones de pesos.

Beneficios de la facturación electrónica

Como se ha mencionado anteriormente, la facturación electrónica busca acreditar que una operación comercial se ha realizado de la mejor manera, es por esto que a continuación se mencionan algunos de sus beneficios:

  • Facilita llevar la contabilidad de las ventas realizadas en periodos de tiempo determinados (día, semana, mes, año).
  • Es el soporte necesario para cualquier servicio posventa y es imprescindible para realizar la devolución o cambio de cualquier bien o servicio adquirido.
  • Reduce tiempos y costos de los procesos.
  • Automatiza procesos internos de cada compañía.
  • Promueve la cultura digital.
  • Facilita cumplimiento de obligaciones tributarias y aduaneras.
  • Optimiza la trazabilidad, conociendo el estado de cada documento en tiempo real.

Características de la factura electrónica

La DIAN a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, indica que el país adoptó el modelo de facturación en donde su principal objetivo es la masificación en el uso de la factura electrónica, es por esto que facilitará la interoperabilidad entre quienes emiten de forma electrónica la factura y quienes compran bienes por medio de este mecanismo.

Según la entidad, la factura electrónica debe utilizar un formato electrónico de generación XML estándar establecido por la entidad, con una numeración consecutiva e incluir una firma digital para garantizar autenticidad e integridad de acuerdo a lo establecido. La factura debe cumplir los requisitos del 617 ET y debe discriminar el impuesto al consumo (IVA) cuando es el caso.

Por medio de esta nueva regulación se busca que la factura electrónica soporte las mismas transacciones que la factura tradicional, se genere por medio de un sistema informático y se garantice la validez jurídica para la una expedición correcta de la misma cumpliendo con los elementos técnicos mencionados anteriormente.

Normatividad de la facturación electrónica en Colombia

Para marzo de 2019, la DIAN publicó la Resolución 000020: “Por la cual se señalan los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y se establece el calendario para su implementación”.

Según esta norma expedida por la DIAN, los sujetos que deben expedir factura electrónica de venta con validación previa a la expedición son los siguientes:

  • Toda persona jurídica o natural que ejerzan oficios de comercio, profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o vendan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera,
  • Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
  • Personas responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
  • Personas responsables del Impuesto sobre la Ventas –IVA.
  • Los contribuyentes inscritos bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE.

Por su parte, el calendario para la implementación de la facturación electrónica depende de la actividad económica principal inscrita en el RUT. Para consultar el calendario para la implementación de la factura electrónica es necesario revisar la página oficial de la DIAN.

¿Cómo aplicar la facturación electrónica en las estaciones de servicio?

Para implementar la factura electrónica en la estación de servicio se tienen tres alternativas;

  1. Directa: la empresa debe desarrollar su propio software que cumpla con las condiciones técnicas descritas anteriormente o comprar un software que cumpla con las mismas. Adicionalmente, debe tener acceso al sistema Muisca de la DIAN, cumplir con las pruebas técnicas de la entidad y adquirir un certificado digital para firma electrónica de las facturas con entidades de certificación autorizadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC.
  2. Proveedor tecnológico: en esta segunda alternativa, la empresa puede contratar un proveedor autorizado por la DIAN (en la página web de la entidad se puede encontrar el catálogo de proveedores tecnológicos autorizados). Así mismo, la empresa debe cerciorarse de que el sistema del proveedor sea compatible con su propio sistema, la habilitación del Muisca se realiza con el apoyo del proveedor y se debe adquirir el certificado digital para firma electrónica.
  3. Facturación gratuita DIAN: esta alternativa no tiene costo para las empresas pues la DIAN pone a disposición del público una solución gratuita ilimitada, sin embargo, esta aplicación no permite una conexión directa con sistemas contables. De igual manera, para hacer uso de esta herramienta es necesario estar registrado en el Muisca y adquirir el certificado digital para firma electrónica.

Es importante tener en cuenta que la solución gratuita de la DIAN está diseñada inicialmente para empresas que facturan máximo 21 facturas al mes en la primera fase; pero según la DIAN, la idea es que a futuro un gran porcentaje de contribuyentes la puedan utilizar ampliando el número de facturas.

Cabe resaltar que para todos los modos de factura electrónica es fundamental que las estaciones de servicio planeen la integración de los sistemas y la adecuación de los procesos.

¡Recuerde! Actualmente la implementación de la factura electrónica no solo es recomendable para agilizar sus procesos contables y tributarios, es necesaria para cumplir con las normativas vigentes.

¡Gracias por leernos!

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